조직 시스템 활동의 3차원적 원리 - 조직 시스템을 구성하는 3개 축

앞서 마차의 예에서 이야기한 세 가지의 방향을 다른 각도로 좀 더 논리적 모델을 통해 설명해 보기로 한다.

 

앞서 설명한 바와 같이 조직은 시스템이다. 시스템이란 “공통의 목적을 위해 하나 이상의 경영 요소가 상호작용하여 전체를 이루면서 경쟁자보다 나은 성과를 창출해 나가는 구조 혹은 체계”이라고 정의할 수 있다.

이 정의에서 중요한 키 워드는 세 가지이다.

 

첫째, 시스템은 반드시 목적을 가지고 있다는 것이다. 목적이 없다면 아무리 사람이 많이 모여 있어도, 아무리 많은 자원을 보유하고 있어도 시스템이라고 할 수 없다. 시스템이 올바르게 작동되려면 시스템의 목적이 일관성이 있어야 하며 모든 조직 구성원들에게 공유되어야 한다.

 

둘째로는 시스템은 여러 가지의 경영 요소로 구성되어 있다는 것이다. 그 경영 요소는 사람, 자본, 원자재 등과 같은 자원일 수도 있고 경리, 총무, 물류 등과 같은 기능일 수도 있으며 공장, 유통망 등과 같은 인프라일 수도 있다.

 

셋째는 이러한 요소들이 상호작용하면서 전체를 이룬다는 것이다. 아무리 많은 경영 요소가 있어도 서로 연관되어 전체를 구성하지 못하고 따로 놀고 있다면 시스템이라고 할 수 없다.

 

조직의 어떤 활동이 시스템의 목적 달성에 적합할 경우 그것을 “효과성(Effectiveness)”라고 부른다. 또한 이러한 목적을 달성하기 위해 시스템의 요소들이 얼마나 잘 구성되어 상호작용하고 있는지를 “효율성(Efficiency)”이라고 한다. 따라서 시스템의 모든 활동은 효과성이 전제되어야만 하고 그 다음으로는 효율이 높아야만 한다.

 

그렇다면 조직 시스템이 올바르게 작동하기 위해서는 여러 가지 요소들이 어떻게 상호작용하는 것일까? 이것을 알기 위해서는 다음 그림을 이해해야만 한다.

조직 시스템 내에서 이루어지는 모든 활동들은 목적을 갖고 있고 그 활동을 수행하는 기능이나 조직이 존재하며 권한과 책임의 체계 하에서 수행되고 있다. 다시 말해 조직 시스템의 모든 활동은 세 가지의 방향성을 가지고 있는 3차원의 구조로 해석되어야 한다. 

 

    

조직 시스템의 방향 중에 가장 중요한 방향은 “프로세스(Process)”이다. 앞서 설명한 바와 같이 프로세스란 “고객의 만족을 위해 조직 시스템의 가치 창출 활동이 효율적으로 정렬된 흐름”이라고 정의할 수 있다.

이는 시스템의 목적 달성 즉, “효과성(Effectiveness)”과 관련되어 있으며 조직의 성과가 창출되는 방향이자 고객의 방향이기도 하다. 앞서 설명한 바 있는 마차의 예에서 트랙의 방향에 해당한다고 생각하면 된다.

 

두 번째로 중요한 방향은 “오퍼레이션(Operation)”이다. 이는 “조직 시스템 내의 프로세스 상에서 특정 역할을 수행하는 조직이나 기능의 활동”을 말한다. 말하자면 구매, 인사,총무, 물류, 영업 등과 같은 것이다. 따라서 이는 유사 기능 통합의 방향이자 업무 분장의 방향이기도 하다. 마차의 예에서는 네 마리의 말이 서로 동료 말들과 한 조가 되어 움직이는 것과 유사하다.

 

조직이 커지고 프로세스의 종류가 많을수록 공통점이 있는 오퍼레이션을 모아 하나의 조직으로 통합하는 경우가 많다. 이는 통합하여 운영하는 것이 조직 시스템의 “효율성(Efficiency)”을 높일 수 있으리라는 믿음 때문인데 “프로세스”와 “효과성”이 반드시 전제되어야만 한다. 그렇지 않게 되면 하나의 단위 부서의 활동은 효율이 높아지지만 회사 전체의 목적 달성에는 오히려 해악을 끼치게 된다.

 

세 번째의 방향은 “계층구조(Hierarchy)”이다. 어느 조직이나 제한된 자원을 사용하고 의사결정을 하기 위한 권한과 책임의 체계를 가지고 있다. 조직의 계층구조에 따라 적절히 권한과 책임이 분배되어 그 범위 내에서 자율적으로 업무를 수행하도록 한 체계를 “임파워먼트(Empowerment)”, 우리말로는 “권한위양” 또는 “권한위임”이라고 한다. 권한과 책임에 관한 자세한 내용은 이전에 설명한 바 있다.

모든 조직 구성원들은 이러한 임파워먼트 체계 내에서 활동하게 되며 자신에게 부여된 권한과 책임의 범위를 벗어난 활동을 해야 할 경우에는 윗사람에게 의사결정을 받게 된다. 따라서 이는 상사(Boss)의 방향이기도 하다. 이는 마차의 예에서 마부의 방향과도 일치한다.

 

시스템의 개념을 이해하지 못하거나 시스템적 사고를 갖지 못하게 되면 자신이 하고 있는 업무의 전체 그림을 깨닫기 어렵고 일을 구조화하지 못하여 궁극적인 성과창출에 실패한다.

조직 시스템 내에서 수행되는 모든 과제들은 “프로세스의 방향→오퍼레이션의 방향→계층구조의 방향”의 순서대로 구조화되어야 한다.

이렇게 하기 위해서는 많은 훈련과 노력이 필요하다. 왜냐하면 사람들은 안전하고 익숙한 대로, 자신의 책임을 최소화 하는 방향으로 일을 해 나가는 습관이 있으며 그것은 “계층구조의 방향→오퍼레이션의 방향→프로세스의 방향”의 순서가 되어 버리기 때문이다.

 

 

[출처 : 착한훈장]